WMS, TMS, ERP, CRM, RFID, será que realmente você entende e sabe o que é?
O que me motivou escrever este artigo é o fato de que após longos anos de experiência, ainda é bem comum que na troca de conhecimentos com outros profissionais da categoria, ao se fazer uma pergunta relativamente simples como a do tipo…
Qual o sistema que você utiliza para gestão de seu estoque?
Ai vem à resposta clássica... O sistema que uso é o WMS!
Ou, qual o sistema de gestão de transporte que você utiliza em sua empresa?
Ai curiosamente vem à resposta clássica...
O sistema que eu uso é o mesmo, WMS! ou O sistema que usamos é o mesmo que faz a gestão do armazém, é integrado!
Com tal resposta, fica a sensação de que o profissional não conhece a ferramenta que está utilizando tampouco conhece outras tecnologias disponíveis no mercado, que por sua vez, o torna um tanto que limitado. Ou se conhece, não sabe ter uma boa abordagem que valorize seus conhecimentos.
Desta forma, a intenção será auxiliar a quem possa interessar, a entender melhor o que são tais termos, sistemas e o que é para o que.
Porém antes de falar do que se trata, precisamos entender que não existe empresa de sucesso sem o massivo investimento na Tecnologia da Informação, e que, portanto uma empresa sem TI está fadada ao fracasso, pois ela contribui para eficácia de produtividade, auxilia na tomada de decisão através da análise das informações diversas, além de fortalecer a competitividade através de maior clareza nas informações e velocidade de resposta. Desta forma, podemos dizer que a TI é responsável em guardar e garantir a segurança de um dos maiores patrimônios de uma empresa, que é a informação.
Falando de informação, é importante entendermos a diferença entre o SI – Sistema de Informação que é o conjunto de soluções que visa à criação, coleta e guarda de conteúdo, e a TI – Tecnologia da Informação é a infraestrutura necessária para suportar o crescimento orgânico e necessário para obtenção da informação.
Através do SI – Sistema de Informação e da TI – Tecnologia da Informação, é possível gerar economias importantes para o negócio através do aumento da produtividade e maior controle, dentre outras vantagens. Porém para se tornar competitivo, não basta ter SI e TI, é importante que tais recursos sejam aplicados com algumas características como velocidade, flexibilidade, integração, inovação e segurança.
Também é importante destacar a diferença de dado e informação, o “dado” é mero registro bruto da informação sem manipulação, e a “informação” consiste em um conjunto e combinação de vários dados.
Para gerar um SI, existe vários componentes como hardware, software, banco de dados, rede, procedimento e pessoas, ou seja, TI e SI de fato é vital para uma Cia. Se isso é uma verdade, desassociar sistemas da gestão é totalmente impraticável devido ao grande número de informação que é gerado por uma empresa e que, portanto precisam ser processados, trabalhados e administrados para obtenção de maior visibilidade e velocidade de resposta para tomada de decisão.
Com base nisso, o desenvolvimento próprio nas organizações perde força pela necessidade de softwares profissionais e maduros especializados em cada atividade e modelo de gestão. As vantagens de sistemas profissionais são várias, tal como a restrição de acesso por usuário, módulo de gestão por área, definição de fluxos e processos com base nas melhores práticas, diminuição de trabalhos em duplicidade, melhora na qualidade e eficácia da gestão, redução de custos, dentre várias outras.
Devido à complexidade, os softwares profissionais surgem com o objetivo de aperfeiçoar e profissionalizar cada atividade, eis então que surge a necessidade de integração dos sistemas, os tais chamados “sistemas integrados” cuja finalidade é a integração entre os departamentos relacionados. Tais sistemas são chamados de ERP – Enterprise Resource Planning/Planejamento dos Recursos Empresariais os quais tem por finalidade integrar todas as funções empresariais, como Planejamento, Produção, Logística/Supply Chain, Vendas e Finanças, de modo que o nível de coordenação seja ampliado pelo compartilhamento de informações entre essas funções.
Pois bem, então aprendemos a diferença entre SI e TI, SI - Sistema de Informação que é o conjunto de soluções que visa à criação, coleta e guarda de conteúdo, e a TI - Tecnologia da Informação é a infraestrutura necessária para suportar o crescimento orgânico e necessário para obtenção da informação, e por sua vez, “dado” é mero registro bruto da informação sem manipulação, e a “informação” consiste em um conjunto e combinação de vários dados. Aprendemos também que softwares fazem parte do SI - Sistema de Informação, e visa profissionalizar cada atividade, e que por sua vez precisa ser integrado através de um de ERP - Enterprise Resource Planning/Planejamento dos Recursos Empresariais, que basicamente é um “SI – Sistema de Informação” principal.
Uma vez que entendemos a diferença e o que é “SI – Sistema de Informação”, “TI – Tecnologia da Informação”, “dado” e “informação”, e já descobrimos o que é um ERP, agora ficará bem mais fácil entender o que é WMS, TMS, CRM e RFID, os quais são “subsistemas” que podem e devem ser integrados ao ERP – Enterprise Resource Planning/Planejamento dos Recursos Empresariais, vejamos:
- WMS - Warehouse Management System/Sistema de Gerenciamento de Armazém – é o subsistema responsável em controlar as movimentações de estoque independente dos métodos escolhido, podendo ser FEFO, FIFO, LIFO. A vantagem de sua utilização é a possibilidade de controle e gestão de vários SKU - Stock Keeping Unit ou Unidade de Manutenção de Estoque e sem limite e de forma organizada, o que possibilita o ambiente de estoque obter maior e melhor produtividade. Os WMS’s do mercado, geralmente possibilita o controle de multiprodutos por shelf-life/vida útil, lote, tipo de produto (congelado, resfriado, climatizado ou temperatura ambiente). É também através dele que se obtém o endereçamento (rua, altura e profundidade) de cada item, entradas e saídas, como por exemplo, o próprio sistema sugerir o local físico de estocagem das novas entradas. Além de tais controles, é através do WMS que se recepciona os pedidos (internos ou externo) e se cria a lista de reabastecimento para o picking (separação e preparação de pedidos). Também se obtêm os dados do pré-inventário e depois se ajusta as quantidades decorrentes do inventário, e por sua vez, é possível medir aassertividade e acuracidade com as informações obtidas pelo WMS. Por fim, existem vários WMS no mercado de empresas distintas e preços diferentes, caberá você avaliar os recursos e ver o qual é mais aderente ao seu perfil operacional e que lhe proporcionará uma melhor gestão com o menor custo.
- TMS - Transportation Management System/Sistema de Gerenciamento de Transporte – é outro subsistema que apesar de poder ser integrado também com o WMS, não tem nada haver com o WMS, pois apesar de ser para o mesmo objetivo, sua finalidade é exclusivamente relacionada à gestão do transporte que envolve frota, documentação, combustível, criação e gestão de tabelas de frete, gestão de manutenção preventiva e corretiva e demais atividades relacionado à atividade. Um bom TMS além destas funcionalidades básicas possibilita também a emissão do CTRC – Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, e já consolida os pedidos e realiza a roteirização das cargas propondo a melhor consolidação de cargas e ordem de entregas no melhor trajeto e sempre levando em consideração os parâmetros estabelecidos e específicos de cada cliente como restrição de tipo de veículo, horário e etc... Pela complexidade da distribuição, é através do TMS que se registra e trata as ocorrências, controla eventuais devoluções e reentregas, além de diversos relatórios gerenciais. Assim como o WMS, existem vários TMS’s no mercado de empresas distintas e preços diferentes, caberá você avaliar os recursos e ver o qual é mais aderente ao seu perfil operacional e que lhe proporcionará uma melhor gestão com o menor custo.
- CRM - Customer Relationship Management/Gestão de Relacionamento com o Cliente – é um subsistema responsável pela gestão e medição do relacionamento com o cliente (internos e externos) que envolve ações de marketing, vendas e serviços. Este sistema visa auxiliar em atividades de atendimentos complexos e de alto tráfego, triagem, consolidação de informações para fins estatísticos e para subsidiar a tomada de decisão. São através das informações obtidas pelo CRM que é possível anteciparem as necessidades e identificar potenciais novos clientes.
- RFID - Radio Frequency Identification/Identificação por Radiofrequência – é uma solução que utiliza a frequência de rádio para captura de “dado”, que em geral, armazena um número de série (como um RG) responsável em identificar o que quer que seja controlado, seja ele um produto, objeto ou pessoas. Este sistema pode ser utilizado para controle de estoque, o qual possibilita a rastrear e controlar o SKU - Stock Keeping Unit ou Unidade de Manutenção de Estoque com maior eficácia e precisão pela captura automática de dados para identificação do produto através de dispositivos eletrônicos conhecidos como etiquetas eletrônicas, tags, RF tags e transponders os quais emitem sinais de radiofrequência para leitores que captam estas informações e que por sua vez diminuindo as possibilidades de erros humanos, reduzir desperdício, limitar roubos, aumentar a produtividade e simplifica a Logística ou Supply Chain.
Independente do software (SI) ou hardware (TI) utilizado, um ponto de atenção é a questão dos custos, os quais se não acompanhados de perto podem gerar investimentos desnecessários com a infraestrutura pela falta do correto dimensionamento e planejamento de demanda, neste caso, escolher o subsistema justo para sua operação é um passo indispensável e de grande importância no processo me melhora e profissionalização da atividade.
Outro dado relevante e que não podemos esquecer, é que com a explosão da era digital do século XXI, surgiram novos canais de vendas, sendo o mais popular o denominado “comércio eletrônico” que por sua vez e caracterizado como a realização de toda cadeia de valor dos processos e negócios pela intensa aplicação das tecnologias de comunicação e informação, e que como já dito, a tecnologia tem como finalidade atender os objetivos dos negócios.
Na prática, além dos canais de vendas mais tradicionais, tais soluções suportam canais de vendas contemporâneos como o próprio comércio eletrônico a exemplo do B2C – Business-to-Consumer, B2B – Business-to Business, dentre outros, os quais geram grandes volumes e alto giro de estoque motivado pela capilaridade comercial atingida pelo efeito da internet, e, portanto geram maiores desafios voltado à organização do atendimento, logística dos pedidos, identificação do melhor modelo de negócio e óbvio, um atendimento ao cliente especializado, por esta razão, a utilização de recursos profissionais na Logística e Supply Chain como um WMS, TMS e RFID, é vital para todo gestor que quer reduzir seus custos logísticos e obter bons resultados através do atingimento das metas pré-estabelecidas pela organização.
Aprendemos também que WMS, TMS, ERP, CRM e RFID, são termos genéricos de subsistemas que visa à profissionalização, maior controle e gestão de áreas especificas, os quais atende desde os mercados mais tradicionais, quanto o contemporâneo.
Portanto, não pague mico, doravante quando alguém lhe perguntar qual WMS ou TMS você usa, responda:
Uso o WMS da empresa “x” e o TMS da empresa “y” os quais tem como vantagem as funcionalidades “x”, “y” e “z”.